Wenn Sie einen Datenschutzbeauftragten benötigen, kann alternativ zu einer internen Vergabe auch ein externer Experten beauftragt werden. Beide Varianten haben unterschiedliche Vor- und Nachteile.
27. April 2021
Foto: Hannes Dünser
Ein Datenschutzbeauftragter spielt oft eine zentrale Rolle beim Aufbau sowie dem Erhalt eines ausreichenden Datenschutzniveaus in einem Unternehmen. Im Vordergrund steht dabei immer der besondere Schutz von personenbezogenen Daten. Deshalb sollte man sich die Entscheidung nicht leicht machen, wer mit dieser vertrauensvollen Aufgabe betraut wird.
Unabhängig von der Unternehmensgröße ist die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten laut der Datenschutzgrundverordnung immer dann erforderlich, wenn in einem Unternehmen eine umfangreiche und systematische Überwachung von Personen stattfindet oder wenn die Kerntätigkeit eines Unternehmens in der umfangreichen Verarbeitung von sensiblen Daten besteht. Eine freiwillige Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist aber in jedem Fall möglich.
Wenn sich ein Unternehmen für die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten entscheidet, stellt sich die Frage, ob eine interne Besetzung dieser Position sinnvoll ist oder ob ein externer Datenschutzbeauftragter vielleicht besser passt.
Die wesentlichen Aufgabengebiete eines Datenschutzbeauftragten sind:
Die naheliegendste Lösung ist die Besetzung der Position des Datenschutzbeauftragten mit einem internen Mitarbeiter, der somit ein zusätzliches Aufgabengebiet erhält. Er kann sofort eingesetzt werden und verfügt über weitreichende Kenntnisse des Unternehmens sowie der betriebsinternen Abläufe.
Oft fehlt aber eine entsprechende Vorbildung und das Unternehmen muss die entsprechende Aus- und Weiterbildungskosten des Mitarbeiters bestreiten. Ein Datenschutzbeauftragter übernimmt auch zusätzliche Verantwortung, was ein höheres Gehalt legitimieren kann. Außerdem ist zu berücksichtigen, dass die zeitlichen Ressourcen des Mitarbeiters durch das erweiterte Tätigkeitsgebiet gebunden werden und er weniger Zeit für seine Kerntätigkeit aufbringen kann. Nicht zuletzt genießt ein Datenschutzbeauftragter einen besonderen Kündigungsschutz.
Gleichfalls sollte auch die Stellung des Mitarbeiters im Betrieb z.B. im Verhältnis zu seinen Kollegen und Kolleginnen bzw. in der Außen-Darstellung in Betracht gezogen werden. So kann es z.B. der Fall sein, dass einem externen Datenschutzbeauftragten gegenüber sowohl im Betrieb selbst als auch von Kundenseite mehr Respekt erbracht wird.
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist zu Beginn seiner Tätigkeit mit dem beauftragenden Unternehmen nicht sehr vertraut, kann aber einen objektiveren Blick auf die vorhandenen Strukturen und Arbeitsabläufe werfen. Außerdem benötigt er durch sein zertifiziertes Fachwissen keine fachliche Einarbeitung, womit die entsprechende Vorlaufzeit bei einer internen Bestellung entfällt.
Für die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten spricht auch der Blick über den Tellerrand hinaus, da er über einschlägige Erfahrungen in anderen Unternehmen verfügt und über die gängigen Auslegungen der geltenden Verordnungen auf dem Laufenden ist. Außerdem entfällt ein potenzieller Interessenskonflikt mit einer aktiven Tätigkeit im Unternehmen. Nicht zuletzt bietet auch die Haftungsübernahme des externen Datenschutzbeauftragten bei fahrlässigem Verhalten aus Firmensicht einen gewissen Vorteil.
Damit es zu keinen unangenehmen Überraschungen kommt, sollte das Honorar des externen Datenschutzbeauftragten vorab festgelegt werden. Üblicherweise wird eine laufende monatliche Pauschale vereinbart, allenfalls kann zu Beginn auch ein leistungsabhängiger Erstaufwand verrechnet werden. Es zahlt sich dabei aus, mehrere Anbieter zu vergleichen und entsprechende Offerte einzuholen.
Eine interne Lösung ist jedenfalls nicht immer die bessere und finanziell günstigere Entscheidung. Die jeweiligen Vor- und Nachteile sollten jedenfalls genauestens abgewogen werden, damit jedes Unternehmen die für sie passende Besetzung findet.
Der Artikel beleuchtet die Vor- und Nachteile der internen bzw. externen Bestellung eines Datenschutzbeauftragten.